Вообще такое явление в Средиземье есть ?
Там приказы по личному составу, награждения, приказы в войска и т.д.
Об этом ничего не сказано, ни один герой бумагами не занимается. Однако, как мне видится государство такого уровня без этого невозможно.

Средневековье. Не только армейское, но и оно тоже.

Ну, например, тот же Саурон управляет целой империей.
Ну неужели у них там нет приказов о назначении, смещении, за денежное довольствие расписаться надо, ресурсы распределять, план на уровне штабов согласовывать, торговля, вассальные отношения.
Бумаги необходимы для подтверждения обязательств для регулирования, управления, та же бухгалтерия и т.д. и т.п.

Ну никак без бумаг не получиться !

Там купечество, за ордена, например, деньги положены ...
Например, тот же Гондор смету за год должен же составлять ...

А номера у орков? Отчетность как никак уже должна вестись - кто какой номер носит...

Если о "делопроизводстве" у Профессора ничего не сказано и этим делом не занимается не один герой , то это ещё далеко не факт , что такого в Ард/те нет .

"Чему смеётесь? Над собой смеётесь!"©
==========================

1) К списку Виноходова добавлю объявление о продаже с молотка имущества Бильбо - причём продажу осуществляет некая адвокатская/нотариальная контора - т.е. профессиональные "делопроизводители".

А сам Бильбо сверяет списки гостей и подарков перед знаменитым Днём Рождения.

Так что у письмолюбивых хоббитов бюрократия процветает однозначно.

2) Чем так смешны номера у орков - не понимаю: на ватниках - не на ватниках, но они были, об этом сказано прямо и однозначно.
Кстати, скорее всего именно на ватниках они и были - какие-то нашивки или бляхи - так как  "мелкий следопыт" и "большой урук", выслеживающие Фродо, явно в спешке посланы на поиски от разных частей, друг с другом не знакомы и имён-то друг друга не знают: поэтому и говорят о номерах, т.е. номер урука был ясно виден каждому рядом стоящему/ходящему.

Кстати, назгулу совершенно ни к чему рыться в картотеке: личный номер элементарно включает в качестве префикса номер части и подразделения, нужный индивидуум мгновенно выдёргивается пред светлые... э-э... видимо, тёмные... очи "по команде".

Боже упаси, чтоб я кого зря обидел!    просто наличие письменных документов, и даже списков личного состава еще не идентично наличию делопроизводства...